El ejemplo de Gmail
Gmail retiene un mensaje durante una ventana de cancelación y te deja volver al borrador antes de que salga. En la configuración podés elegir 5, 10, 20 o 30 segundos. La función no retira un correo que ya salió: solo cancela uno que todavía no se envió. Así lo explicó el equipo de Gmail cuando lo lanzó y así figura en la ayuda actual.
La papelera es otro mecanismo: el archivo se conserva para poder restaurarlo antes del borrado definitivo. Google Drive lo documenta así.
Las dos cosas se ven parecidas para quien las usa, pero se construyen distinto. Por eso conviene decidir cuál necesita cada acción de tu sistema.
Empezá por una acción concreta
Elegí algo que una persona pueda hacer por error: borrar un documento, cambiar la información de un producto o enviar un mensaje. Escribí qué debería pasar si se da cuenta enseguida y qué debería pasar si vuelve más tarde.
El resultado tiene que poder comprobarse. "El sistema permite corregir errores" es demasiado amplio. "Un documento enviado a la papelera se puede restaurar durante el plazo acordado" describe una regla que se puede construir y revisar.
Tres ejemplos para conversar
Enviar un mensaje
Cómo se puede dar margen: mantenerlo pendiente durante una ventana de cancelación.
Qué hay que definir: cuánto dura la ventana, qué ve la persona y cuándo se considera enviado. Cuando el mensaje ya se entregó, esa cancelación deja de servir.
Borrar un documento
Cómo se puede dar margen: moverlo a una papelera y permitir restaurarlo.
Qué hay que definir: quién puede restaurarlo, cuánto tiempo se conserva y qué pasa si su carpeta original ya no existe.
Editar la ficha de un producto
Cómo se puede dar margen: conservar la versión anterior y permitir restaurar su contenido.
Qué hay que definir: qué campos se recuperan, quién puede hacerlo y qué pasa si otra persona ya hizo un cambio después.
Son alternativas para evaluar según cada operación. Cancelar algo pendiente, restaurar un archivo y recuperar una versión usan mecanismos distintos.
Las seis decisiones que conviene dejar por escrito
1. Qué vuelve atrás
Nombrá los datos y las acciones que se recuperan. Si restaurás la ficha de un producto, puede que vuelvan el título y la descripción; eso no cambia los pedidos que ya se hicieron.
2. Quién puede hacerlo
Definí si puede corregirlo quien hizo la acción, cualquiera del equipo o solo alguien con un permiso específico. El botón y el acceso tienen que respetar esa regla.
3. Hasta cuándo
Puede ser un margen de segundos, una papelera con plazo o un historial de versiones. El período se acuerda según la operación y la información que haga falta conservar. No hay un plazo que sirva para todos los sistemas.
4. Qué pasa si hubo cambios después
Si una persona cambia un dato y otra lo vuelve a editar, restaurar la primera versión puede pisar el trabajo de la segunda. Definí si se bloquea la restauración, si se muestran las diferencias para revisarlas o si se recuperan solo algunos campos.
5. Qué ya pasó afuera del sistema
Un mensaje entregado o un archivo que otra persona descargó pueden seguir existiendo fuera del producto. El sistema tiene que explicar ese límite y, cuando corresponda, ofrecer una forma de corregirlo: por ejemplo, mandar un mensaje nuevo con la información correcta.
6. Cómo se confirma lo definitivo
Para una acción que no tiene vuelta atrás, la pantalla tiene que mostrar qué va a pasar y sobre qué elemento. La confirmación se refiere a esa acción concreta, no a un "¿Estás seguro?" genérico. También conviene acordar qué registro queda de quién la hizo y cuándo.
Ficha para completar con tu equipo
Llevá esta lista a la reunión con quien va a construir tu sistema y completá una por cada acción importante:
- Acción que alguien puede hacer por error.
- Datos o elementos que se recuperan.
- Quién puede corregirla.
- Plazo o condición para corregirla.
- Qué pasa si hubo cambios después.
- Efectos afuera del sistema que no se pueden retirar.
- Acción que vuelve el cambio definitivo.
- Mensaje que ve la persona al terminar.
Cómo revisarlo en la entrega
Con un documento ficticio, en el entorno de prueba:
- Movelo a la papelera y fijate que deje de aparecer entre los documentos activos.
- Restauralo con una cuenta autorizada y revisá su contenido y su ubicación.
- Repetí el intento con un perfil que no tenga permiso y verificá que pase lo que se acordó.
- Probá el caso de una carpeta original que ya no existe: el sistema tiene que resolverlo como se definió.
- Fijate qué pasa al terminar el plazo o al confirmar el borrado definitivo.
Pedí que el resultado esperado y el obtenido queden por escrito. Así revisás una decisión concreta del producto, no una sensación.
Cómo lo hacemos en Exos
En Exos definimos estas reglas junto con el diseño y el desarrollo del sistema, y las probamos antes de entregarlo. Si querés ver qué más conviene probar antes de lanzar, tenemos cinco pruebas para pedir antes de lanzar un sistema.